监察委公文处理培训班DocumentprocessingofPartyandgovernmentorgans2概念公文是党政机关实施领导、履行职责、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请求和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。特征公文主要有两个特征：一是“特定效力”；二是“规范体式”。问题1：公文的概念和特征3问题2：党政机关公文写作与处理工作的法律依据主要内容：《工作条例》共8章42条，对公文概念、种类、格式、行文规则和公文拟制、公文办理、公文管理等内容作出了明确规定。自2012年7月1日起施行。主要变化：•统一了公文用纸。规定公文用纸幅面采用国际标准A4型。•公文要素做出了调整。取消了“主题词”，增加了“页码”。•统一了成文日期。规定使用阿拉伯数字标注。4问题3：公文的种类有哪些通知命令议案通告决议请示批复决定意见通报公报函纪要公告报告《党政机关公文处理工作条例》规定的公文有15种：1325476981012111413155决议适用于会议讨论通过的重大事项。决议一般以会议名义发布，所做出的决定往往具有长期性和稳定性。决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项。命令（令）适用于公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。发布的主体必须是特定的行政机关及其法定代表人，如《征兵令》、《嘉奖令》。这个文种党的机关一般不用。公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。使用主体仅限于国家权力机关、行政机关，以及被授权的部门。公报适用于公布重要决定或重大事项。主要有会议公报、新闻公报、统计公报。问题3：公文的种类有哪些6通告适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。党的机关一般不用。意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见这个文种比较特殊，它可以作为上行文、平行文和下行文。通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。通知是使用频率最高、适用范围最广的一种文体。报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。一般只需领导阅知，不一定需要批示回复。结束语一般为“特（专）此报告。”不需要有联系人及联系电话。通报适用于表彰先进、批语错误、传达重要精神和告知重要情况。问题3：公文的种类有哪些7请示适用于向上级机关请求指示、批准事项，需要批示回复。结束语一般为：“妥否，请批复（示）”。日期下应有附注写明联系人及联系电话，以便回复。批复适用于答复下级机关的请示事项。议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。党的机关一般不用。纪要适用于记载会议主要情况和决定事项。函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。问题3：公文的种类有哪些8问题3：公文的种类有哪些15种公文可以从不同角度进行分类：按行文方向分：上行文、下行文、平行文按时限要求分：特急公文、加急公文、常规公文按涉密程度分：绝密、机密、秘密和普通公文行文方向上行文、下行文、平行文时限要求特急公文、加急公文、常规公文涉密程度绝密、机密、秘密和普通公文9版头：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人主体：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件版记：抄送机关、印发机关和印发日期、页码公文格式主要包括：版头、主体、版记三部分，共18个基本要素问题4：公文的格式要素有哪些党政机关公文格式要素图10行文规则规则五除上级机关负责人直接交办事项外，既不得直接向上级领导个人直接报送公文，也不得以本机关负责人名义向上级机关行文。规则三不得在报告中夹带请示事项的规则。规则四上行文原则主送一个上级机关，不得多头行文的规则。规则一根据隶属关系和职权范围行文，一般不得越级行文的规则问题5：公文的行文规则是什么规则二请示公文要坚持一文一事的规则。14问题6：如何选用文种020301原则一一要严格在15种法定公文范围内选用文种，不能自造文种。原则二二要考核与收文机关之间的组织关系，依据隶属关系或业务指导关系，正确选用文种。原则三三要根据行文目的和要求，正确选用文种。15问题7：如何拟制公文标题一是公文标题要素要全。公文标题由发文机关、事由和文种三个要素组成，三者要齐全，不能省略。如：《关于加强安全生产工作的通知》（缺发文机关）二是正确使用标点符号。三是公文标题排列要美观。公文标题用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布，排列对称、间距恰当；回行时要注意保持词或词组相对完整性，不要随意割裂，将其分置在两行之中；一般不要超过3行。如：《银川市交通运输局转发银川市委组织部市编办市财政局市人力资源社会保障局关于推进全市事业单位管理岗位非领导职数职员等级晋升工作实施方案的通知》标题太长，一般不超过3行，要美观。可改为：银川市交通运输局转发市委组织部等部门关于推进全市事业单位管理岗位非领导职数职员等级晋升工作实施方案的通知多行公文标题排列时应使用梯形或菱形结构，不要使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。□正梯形结构:××××××××××××××××××××××□菱形结构：××××××××××××××××××××××××××××××××16问题8：怎么标注公文的结构层次公文结构分为6个层次，标注办法是：第一层为“一、”第二层为“(一)”第三层为“1.”第四层为“(1)”第五层为“①”第六层为“a.”一般情况下，不要超过第三层次。文中第一层次标题后不加标点符号，第二层次（包含第二层次）以下的标题后均应加标点符号。公文结构层次标注的不规范用法。①标题层次标注错误。如将一级标题写成（一）、（二），将二级标题写成“1、”、“2、”、“3、”。②一级标题后加标点。有的加句号，如“一、提高认识。二、强化措施。三、加强领导。”；有的在一级标题后加冒号，如“一、我市公共交通发展现状：”。③二级以下标题后未加标点符号。④三级标题序号后标点应为圆点，而误用为顿号。如将三级标题“1.”写成“1、”。2017年全市交通运输工作报告（文例）17问题9：如何规范使用公文字体一般来讲:公文标题用2号小标宋体字一级标题用黑体二级标题用楷体三、四级标题用仿宋体标题可加粗，以示醒目公文的正文使用3号仿宋体规范的使用公文字体，使公文规范、美观18问题10：公文中要正确使用数字注意事项一十以内的整数，可以酌情使用汉字或阿拉伯数字，但要前后一致。注意事项二文中的分数、百分数均应使用阿拉伯数字，如“1/2”、“100%”。不规范用法：三分之一，百分之二十等。注意事项三用数值表示范围，数值单位或符号应前后都有。如“1%—5%”、“1月—8月”。注意事项四相邻或相近2数表示概数通常不用顿号隔开，若相邻两数字连用为缩略形式，宜有顿号。如：“七八个月时间”、“两三年”；“一、二、三产业”。公文中的数字，除部分结构层次序数和作为词素使用时用汉字外，一般应使用阿拉伯数字。如：三大战役、八项规定、第一名。19问题11：公文中要准确标注时间1.会议时间应使用24小时制。不规范用法：上午8点、下午3点。2.避免表示时间的词产生歧议。如“20世纪80年代”，不要表示为“上世纪80年代”。20问题12：公文中要规范使用机关名称公文中可根据情况使用机构全称或简称，但必须前后一致。机构简称必须规范，要按照《国务院机构简称》、《自治区政府机构简称》的规定使用。如“银川市人大常委会办公厅”不能简称为“银川市人大办公厅”。中央驻宁单位名称前一般要冠以“宁夏”，而不是“自治区”，如宁夏出入境检验检疫局、宁夏通信管理局。211.“其他”误用为“其它”。所有公文中应统一使用标准词汇“其他”，写成“其它”均为公文中典型的用词不准确，是非常容易犯的错误。“截至”表示停止于某个时间，强调“时间”，常用于具体时间之前，而不能用于时间之后，使用时须带时间词语。例如：截至昨天，截至本月底。“截止”表示到一定时间停止，强调“停止”，不能带时间词语，一般用于时间词语之后，例如：报名工作已于昨日截止，投票将在本月底截止。2.“截至”误用为“截止”3.“制定”与“制订”的区别。如果是将要或已经进行，宜用“制定”；如果是正在进行，宜用“制订”。例如：去年制定了三个方案；明年将制定有关规定；该单位正在制订相关措施。问题13：公文中要准确使用词语224.“作”与“做”的区别。如果后面的词语是名词，用“做”。如“做秘书”“做粉条”“做椅子”。如果后面的词语是动词，用“作”。如“作调查”“作处理”“作分析”“作总结”。但“做工作”中一般习惯用“做”。从表达来说，语义侧重点或者说强调点不同。“分管”是“分工管理”的意思。说“分管”时，侧重于在领导班子中的“分工”。“主管”是“负主要责任管理”的意思，侧重于某领导所担负的主要责任。5.“主管”和“分管”有何区别？6.“暂行”和“试行”有何区别？暂行”指暂时实行，“试行”指先这么做试试。问题13：公文中要准确使用词语7.应该写“排名第一”，还是“排名第1”？都可以。但要注意在一篇文章中，采用汉字数字还是阿拉伯数字，前后要一致。23引用公文标题，首次出现必须标明公文标题及发文字号，再次出现时才可直接引用发文字号。如：首次出现时：根据《自治区人民政府关于印发宁夏回族自治区开展城乡居民普惠性健康体检工作意见的通知》（宁政发﹝2014﹞50号）......再次出现时：根据宁政发﹝2014﹞50号......问题14：规范引用公文241.在文种选用上，不要拿请示当函用。问题15：准确把握公文行文语气2.在用词上，要区别“商请”与“恳请”的用法。25问题16：公文制发的常见问题第一类：公文标题常识性错误错误类型错误实例正确写法文种重复《关于……意见的函》《关于……的函》，应删去“意见”介词连用《关于对……的批复》《关于……的批复》，应删去“对”缺介词《×××授予×××同志×××称号的通报》“授予”之前加“关于”“转发”与“印发”混淆1.《转发……方案的通知》2.《印发……若干意见的通知》1.转发范围：意见、通知，应改为“《印发……方案的通知》”2.印发范围：计划、规划、方案、办法，应改为“《转发……若干意见的通知》”用词不当1.《关于请求解决×××经费的请示》2.《关于上报×××情况的报告》1.“请示”已含“请求”意思，删去“请求”。2.“报告”已有前者上报意思，删去“上报”。错用标点符号1.《转报××公司关于<××>的请示》2.《关于××火车站二期、文昌路项目联合采购……请示》除法规性文件外，其他在标题中不使用标点符号。应将前者“<>”和后者“、”删去。漏发文形式及文种《□□银川市……暂行办法□□》这是一个印发部门的文件。应在“银川市”之前加“印发”，“办法”26问题16：公文制发的常见问题第二类：正文内容常识性错误错误类型错误实例正确写法引文不规范1.引文标题内容不全2.只引标题，未引发文字号3.只引发文字号，未引标题正确引法：根据《国务院办公厅关于转发卫生部等部门全国重点地方病防治规划〔2006-2010〕的通知》（国办发〔2006〕75号）精神（有人加“文件”2字，属于画蛇添足）。标注简称不规范《国家×××创新纲要》（下称《纲要》。“下称《纲要》”应改为“以下简称《纲要》”。层次序号错误第一层“一、”、第二层“1.”、第三层“（一）”、第四层“（1）”第一层“一、”、第二层“（一）”、第三层“1.”、第四层“（1）”应注意：第二层和第四层序号有括号，后面不要带标点。年月日表示不当用汉字表述年、月、日：如“二〇一七年二月十八日”改为“2017年2月18日”，用阿拉伯数字。前后用词不统一“自治交通厅”与“自治区交通运输厅”要前后保持一致用“自治区交通运输厅”。少用标点符号如“此复”、“特此报告”成文日期前都属正文部分，正文结束要用句号，故为“此复。”、“特此通知。”附件说明处理不当附件：1.xxxxx；2.xxxxx。在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件：1.xxxxx2.xxxxx无正文处理不当（此页无正文）通过编辑排版，把前一页的内容排一行到此页即可。27问题16：公文制发的常见问题第三类：结尾部分常识性错误错误类型正确方法抄送部分处理不当多行排列时在单位名称处断开，而不是书写至行末才回行;回行不顶格，要与冒号后的抄送单位对齐。由多个单位并列时，同一系统单位用“、”号，不同系统单位用“，”号隔开，最后加“。”号。此外，有些单位的公文仍沿用过去的“对上用‘抄报’，对下用‘抄送’”的标识法，这也是不规范的，须统一改为“抄送”。越级行文《国家行政机关公文处理办法》规定：“一般不得越级请示和报告”。因此，除了特别紧急的情况，上行文都应按隶属关系向上一级机关(单位)行文，逐级上报。即使因特珠情况必须越级行文，也应同时抄送被越过的上级机关(单位)。越级上报的问题，必须坚决纠正。28公文写作格式新规公文写作数字使用规范会议纪要格式和写作方法拟标题常用词汇短语大全做好机关文字工作的几点体会（摘自：秘书工作）学习参考资料最易混淆的50组常用词（摘自：人民日报微博）29学习参考资料最易混淆的50组常用词（摘自：人民日报微博）30学习参考资料最易混淆的50组常用词（摘自：人民日报微博）31学习参考资料最易混淆的50组常用词（摘自：人民日报微博）32学习参考资料（公文写作数字使用规范）公文写作数字使用规范33学习参考资料（会议纪要格式和写作方法）会议纪要格式和写作方法34会议纪要格式和写作方法学习参考资料（会议纪要格式和写作方法）35学习参考资料公文写作格式新规拟标题常用词汇短语大全做好机关文字工作的几点体会（摘自：秘书工作）36学习参考资料（拟标题常用词汇短语大全）一、常用排比最常用的三字词：可概括为性、感、多、点，不、化、新、力。1、XX性：重要性、紧迫性、自觉性、主动性、坚定性、民族性、时代性、实践性、针对性、系统性、时效性、全局性、前瞻性、战略性、积极性、创造性、长期性、复杂性、艰巨性、可讲性、鼓动性、计划性、敏锐性、有效性；2、XX感：责任感、紧迫感、危机感、认同感、荣誉感、成就感；3、多XX：多层次、多方面、多途径、多渠道、多措施、多力量、多元素；4、XX点：出发点、切入点、突破点、落脚点、着眼点、结合点、关键点、着重点、着力点、根本点、支撑点；5、不XX：不松劲、不懈怠、不退缩、不畏难、不罢手、不动摇、不放弃、不改变、不妥协；6、XX化：法制化、规范化、制度化、程序化、集约化、正常化、有序化、智能化、优质化、常态化、科学化、年轻化、知识化、专业化；7、新XX：新水平、新境界、新举措、新发展、新突破、新成绩、新成效、新方法、新成果、新形势、新要求、新期待、新关系、新体制、新机制、新知识、新本领、新进展、新实践、新风貌、新事物、新高度；8、XX力：活动力、控制力、影响力、创造力、凝聚力、战斗力、感染力、亲和力；9、X心：热心、耐心、诚心、决心、红心、真心、公心、柔心、铁心、上心、用心、痛心、童心、好心、专心、坏心、爱心、良心、关心、核心、内心、外心、中心、忠心、衷心、甘心、攻心，进取心、责任心、上进心、公仆心；37学习参考资料（拟标题常用词汇短语大全）10、另：政治意识、组织意识、大局意识、忧患意识、责任意识、法律意识、廉洁意识、学习意识、上进意识、管理意识；政治认同、理论认同、感情认同；找准出发点、把握切入点、明确落脚点、找准落脚点、抓住切入点、把握着重点、找准切入点、把握着力点、抓好落脚点；历史的必然、现实的选择、未来的方向；激发巨大热情，凝聚无穷力量，催生丰硕成果，展现全新魅力。当前工作要有新水平、队伍建设要有新面貌、廉政建设要有新举措、自身建设要有新发展、内部管理要有新突破。二、常用短语立足当前，着眼长远，自觉按规律办事抓住机遇，应对挑战，勇敢顺潮流而为突出重点，分步实施，找准切入点实施全面推进，统筹兼顾，综合治理，融入其中，贯穿始终，切实抓好，扎实推进，加快发展，持续增收，积极稳妥，狠抓落实，从严控制，严格执行，坚决制止，明确职责，高举旗帜，坚定不移，牢牢把握，积极争取，深入开展，注重强化，规范程序，改进作风，积极发展，努力建设，依法实行，良性互动，优势互补，率先发展，互惠互利，全面分析，全面贯彻，持续推进，全面落实，全面实施，逐步扭转，基本形成，普遍增加，基本建立，更加完备，逐步完善，明显提高，逐渐好转，逐步形成，不断加强，持续增效，巩固深化，大幅提高，显著改善，不断增强，日趋完善，比较圆满。做深、做细、做实。38学习参考资料（拟标题常用词汇短语大全）三、常用动词推进，推动，健全，统领，协调，统筹，转变，提高，实现，适应，改革，创新，扩大，加强，促进，巩固，保障，完善，加快，振兴，崛起，分工，扶持，改善，调整，优化，解决，宣传，教育，发挥，支持，带动，帮助，深化，规范，强化，统筹，指导，服务，健全，确保，维护，优先，贯彻，实施，深化，保证，鼓励，引导，坚持，深化，强化，监督，管理，开展，规划，整合，理顺，推行，纠正，严格，满足，推广，遏制，整治，保护，健全，丰富，夯实，树立，尊重，制约，适应，发扬，拓宽，拓展，规范，改进，形成，逐步，实现，规范，坚持，调节，取缔，调控，把握，弘扬，借鉴，倡导，培育，打牢，武装，凝聚，激发，说服，感召，尊重，包容，树立，培育，发扬，提倡，营造，促进，唱响，主张，弘扬，通达，引导，疏导，着眼，吸引，塑造，搞好，履行，倾斜，惠及，简化，衔接，调处，关切，汇集，分析，排查，协商，化解，动员，联动，激发，增进，汲取，检验，保护，鼓励，完善，宽容，增强，融洽，凝聚，汇集，筑牢，考验，进取，凝聚，设置，吸纳，造就，给力，聚焦，支撑，展现，体现。四、常用名词关系，力度，速度，反映，诉求，形势，任务，要务，核心，主体，水平，方针，结构，增量，比重，规模，标准，办法，主体，作用，特色，差距，渠道，方式，主导，纽带，主体，载体，制度，需求，能力，负担，体系，重点，资源，职能，倾向，秩序，途径，活力，项目，工程，政策，项目，环境，素质，权利，利益，权威，氛围，职能，作用，事权，需要，能力，基础，比重，举措，要素，精神，根本，地位，成果，核心，精神，力量，纽带，思想，理想，活力，信念，信心，风尚，意识，正气，热点，情绪，内涵，管理，格局，准则，网络，稳定，安全，支撑，局面，环境，关键，保证，本领，突出，位置，特点，规律，阵地，政策，措施，水平，紧迫，任务，秩序，合力；敏锐性，针对性，有效性，覆盖面，竞争力，结合点，科学性，协调性，出发点，落脚点，主旋律；制度保障，本质属性，长效机制，重要保证，总体布局，战略任务，内在要求，重要进展，决策部署，突出地位，最大限度，指导思想，体制机制，基本方略，理念意识，基本路线，基本纲领，基本经验，积极因素。39学习参考资料（拟标题常用词汇短语大全）五、文稿提纲（示例）以求真务实的态度，积极推进xx工作制度化。以优化服务为目的，积极推进xx工作正常化。以提质加速为责任，积极推进xx工作程序化。以畅通安全为保障，积极推进xx工作智能化。以立此存照为借鉴，积极推进xx工作规范化。以解决问题为重点，积极推进xx工作有序化。以服务机关为宗旨，积极推进xx工作优质化以统筹兼顾为重点，积极推进xx工作常态化。一是求真务实，抓好调研工作。二是提高质量，做好信息工作。三是紧跟进度，抓好督查工作。四是高效规范，抓好文秘工作。五是高度负责，做好保密工作。六是协调推进，做好档案工作。七是积极稳妥，做好信访工作。八是严格要求，做好服务工作。1.求真务实，积极推进xx工作制度化。2.建立体系，积极推进xx工作正常化。3.规范办文，积极推进xx工作程序化。4.强化责任，积极推进xx工作有序化。5.注重质量，积极推进xx工作规范化。6.统筹兼顾，积极推进xx工作正常化。一是理思路，订制度，不断提高服务新水平。二是抓业务，重实效，努力开创工作新局面。三是重协调，强进度，尽快展现工作新成果。四是抓学习，重廉洁，促进队伍素质新提高。1.着眼全局，做好XXXX工作。2.高效规范，做好XXXX工作。3.紧跟进度，做好XXXX工作。4.提高质量，做好XXXX工作。5.周密细致，做好XXXX工作。6.协调推进，做好XXXX工作。一是建章立制，积极推进xx管理制度化。二是规范办文，积极推进xx工作程序化。三是建立体系，积极推进xx督查正常化。四是注重质量，积极推进xx工作规范化。五是各司其职，积极推进xx工作有序化。40学习参考资料（公文写作格式新规）公文写作格式新规为提高党政机关公文的规范化、标准化水平，2012年6月29日，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704-2012）。该标准于2012年7月1日起正式实施。此标准是对国标《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999)的修订，对公文用纸、印刷装订、格式要素、式样等作出了具体规定。特别是将党政机关公文用纸统一为国际标准A4型，首次统一了党政机关公文格式要素的编排规则，使党政机关公文的表现形式更加规范。前言本标准按照GB/T1.1—2009给出的规则起草。本标准根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》的有关规定对GB/T9704—1999《国家行政机关公文格式》进行修订。本标准相对GB/T9704—1999主要作如下修订：(a)标准名称改为《党政机关公文格式》，标准英文名称也作相应修改；(b)适用范围扩展到各级党政机关制发的公文；(c)对标准结构进行适当调整；(d)对公文装订要求进行适当调整；(e)增加发文机关署名和页码两个公文格式要素，删除主题词格式要素，并对公文格式各要素的编排进行较大调整；(f)进一步细化特定格式公文的编排要求；(g)新增联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令（令）格式首页版式等式样。公文格式1范围本标准规定了党政机关公文通用的纸张要求、排版和印制装订要求、公文格式各要素的编排规则，并给出了公文的式样。本标准适用于各级党政机关制发的公文。其他机关和单位的公文可以参照执行。使用少数民族文字印制的公文，其用纸、幅面尺寸及版面、印制等要求按照本标准执行，其余可以参照本标准并按照有关规定执行。（略）5公文用纸幅面尺寸及版面要求5.1幅面尺寸公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。5.2版面5.2.1页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。5.2.2字体和字号如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。5.2.3行数和字数一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。5.2.4文字的颜色如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。41学习参考资料（公文写作格式新规）6印制装订要求6.1制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。6.2印刷要求双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100%，红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。6.3装订要求公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90°，无毛茬或缺损。骑马订或平订的公文应当：（a）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；（b）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；（c）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm--5mm。包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。7公文格式各要素编排规则7.1公文格式各要素的划分本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。7.2版头7.2.1份号如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。7.2.2密级和保密期限如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。7.2.3紧急程度如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。7.2.4发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。7.2.5发文字号42学习参考资料（公文写作格式新规）编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。7.2.6签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。7.2.7版头中的分隔线发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。7.3主体7.3.1标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。7.3.2主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见7.4.2。7.3.3正文公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。7.3.4附件说明如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。7.3.5发文机关署名、成文日期和印章7.3.5.1加盖印章的公文成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。7.3.5.2不加盖印章的公文单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发43学习参考资料（公文写作格式新规）文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。7.3.5.3加盖签发人签名章的公文单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。7.3.5.4成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。7.3.5.5特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。7.3.6附注如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。7.3.7附件附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。7.4版记7.4.1版记中的分隔线版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。7.4.2抄送机关如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。7.4.3印发机关和印发日期印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。44学习参考资料（公文写作格式新规）7.5页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。GB/T9704—20128公文中的横排表格A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。9公文中计量单位、标点符号和数字的用法公文中计量单位的用法应当符合GB3100、GB3101和GB3102（所有部分），标点符号的用法应当符合GB/T15834，数字用法应当符合GB/T15835。10公文的特定格式10.1信函格式发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。发文机关标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布。如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。首页不显示页码。版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。10.2命令（令）格式发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为20mm，推荐使用红色小标宋体字。发文机关标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文。签发人职务、签名章和成文日期的编排见7.3.5.3。10.3纪要格式纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。纪要格式可以根据实际制定。45学习参考资料（做好机关文字工作的几点体会做好机关文字工作的几点体会（摘自：秘书工作）文字水平是机关工作一个基本素质要求，也是衡量综合能力的一个标准。如果你常常要帮助领导起草文件或报告，你就得把领导大脑中所思考的问题用文字表达出来，而且要表达得好，表达得领导满意。所以，文字水平可以说是一个永恒的要求。下面我结合自己的体会，谈几个这方面的问题。一、关于文章的鲜明性、准确性和生动性的问题鲜明性，是指观点要明确。我们写文章，写简报，或者写请示，写汇报，首先要求观点明确。如果你是向上级写一个请示，或者写一个汇报，你要分析清楚在你汇报的问题上，上级关心的是什么，你得紧紧地围绕他所关心的问题写，而不能想当然。因此，在“鲜明性”问题上也需要煞费苦心，细心推敲才能做好。准确性，是写文件的一大要素。不管你是写请示，写汇报，写动态，写简报，还是写文章，写报告，情况要反映得准确，观点要提炼得准确，例子要恰如其务。总之，就是要实享求是，非常准确，既不能夸大，也不能缩小。这和写文学作品完全是两码事。文学作品可以夸张，可以想象，但写文件不行。所以写文件一般不用华丽的词藻，而讲究文字的朴实。但这并不是说写文件可以不注重修辞。正好相反，为了准确性，你必须注意修辞，注意用词的准确。所以写文件的人，也得词汇丰富，在丰富的“词汇库”中，搜寻出能最准确表达你的意思的词汇。要不然就往往词不达意。所谓词不达意者，即失去了准确性。生动性，是写文章的更高要求了，特别是写汇报，写情况反映，或写简报，最好有点生动事例，使报告有可读性。例子一定要非常恰当，切忌牵强附会。不恰当的例子不仅不会给文章增色，其效果甚至适得其反。有时为了说明问题，也可以打个比方。一个恰当的比喻，往往胜过千言万语，将你要表达的意思蕴含在不言之中，令人回味无穷。因此，一份好的总结，好的汇报，绝不只是枯燥无味的数字，陈词滥调的“八股”，而应该是观点明确，文字流畅，语言生动，文风朴实的好文章。这样的文章当然是有可读性的。毛主席说，好文章能帮助消化，那自然是百读不厌的。当然，不好的文章就可能使人倒胃口。二、关于逻辑性问题写文章是表达思维的，思维就要讲究逻辑，而不能是一团乱麻。起草文件，尤其要注意条理清晰，逻辑性强。一条一条地论述，条条紧扣，最后自然就形成结论。所以先写什么，后写什么，这是很有讲究的，要符合人的思维逻辑。有了明确的目标，你再看看自己手头有些什么素材，把素材分分类，同一类素材放在一个段落里，说明一个问题。各段之间有什么关系?谁是前因?谁是后果?理顺了它们之间的关系，就可以把段落排排队，到这时，各段的先后次序就基本上形成了，你可以按此拟一个提纲。这个提纲是否可行?你得再看看各个段落的意思与文章主题的关系，谁者疏，谁者密，据此检查你的排序是否恰当。如果这些工作都做好了，整个文章的逻辑性也就出来了，便可以按提纲作文章了。46学习参考资料（做好机关文字工作的几点体会但是，文章的逻辑性是通过文字表达出来的。一般来说，前后文字要有呼应。或者说，前面设下伏笔，后面画龙点睛。段与段之间要有衔接，前一段的结尾要为后一段的开头做好准备，作好铺垫;而后一段的开头要能承上启下。这样整个文章就是一个有机整体了。这种联系的灵魂是什么?就是文章的逻辑性。所以逻辑性并不是说在嘴上，写在纸上的，而是蕴含在文章内容之中的。三、关于开门见山的问题写文件要开门见山，一开始就点出主题，说明你要汇报的事项，或请示的问题是什么。开门见山，这是写文件和写别的文章的一个很大的区别。写别的文章可以是直叙，也可以是倒叙，那要看你的需要和表现手法。写侦探小说绝不能把结论写在前面，这是大家都知道的。但写文件一定要开门见山，吹糠见米，却不是每个参谋、秘书都懂得的，在机关我们就常常遇到这种情况。当然，开门见山也不能太生硬，如果你能“开”得巧，“开”得艺术，那就更好了。四、关于精炼的问题文字要精炼，也有说要简炼的，但简而不精也不行。毛主席说长而不精的文章是王大娘的裹脚，又臭又长，难道短而不精就好吗?自然短而不精也不好。短而实在，短而精彩的文章最受欢迎，《论语》、《孙子兵法》等也只有几千字，却流传千古。所以，文件也好，报告也罢，首先是要尽量地短。各级领导都很忙，没有功夫读长篇大论，特别是长而不精的文章。因此，只要我们一动笔，就要注意文字的精炼，可说可不说的话就别写，众所周知的理就别讲。话不在多，而在精。只要把意思讲清楚了，宁肯少一个字，而不要多一个字。一个字一个字地斟酌，把可要可不要的字统统去掉。要做到文字的精炼，你还必须吃透自己要写的问题。所以动笔之前，最好要进行一番调查和分析研究工作，在我们这样的高层机关，一个型号或一个技术问题，往往会涉及到许多方面，信息量一般是很大的。这就需要从大量的信息中，理出头绪，来一个去粗取精，去伪存真，然后抓住核心问题进行阐述，文章自然就精炼了。五、关于通顺的问题文字要通顺，不能有病句，这是最起码的要求，也是最容易出的毛病。什么是病句?一个正确的、完整的句子，应该有主、谓、宾或主、表、宾。我们讲话，句子可以不完整，能听明白就行。但写成文字，特别是文件、报告等正式行文，一般都是很严肃的，句子都要很完整，不然会引起歧义，读者可以这样理解，也可以那样理解。这对写文件来说，是不允许的。我这么说，并不是说文章中每个句子都一定要有主、谓、宾。如果每个句子都是主、谓、宾堆砌起来，整个文章就会显得很罗嗦。为了文字的精炼，在行文时，省掉句子中的某个成分是允许的。这当然也包括省略句子的附加成分，如修饰词等。但这种省略一定要是合理的，读者从上下文看，是明明白白的，不会产生误解，不会产生歧义。这种省略不仅是允许的，而且是必要的。不省略，文章反而显得累赘。可不可以省，判断的标准是灵活的。办法是文章写好以后，自己多读几遍，看看哪儿不通，哪儿累赘，哪儿缺什么，或哪儿多什么。多改几遍，47学习参考资料（做好机关文字工作的几点体会）总会越改越好，越改越精。做到毛主席说的短而精，而不是长而赘，也不是短而不精。所以，写一篇好文章要千锤百炼，可不是件轻而易举的事。六、关于不重复的问题措辞不要重复，甚至连用字都尽可能不要重复。一个词或一个字接连重复用，读起来显得累赘。在这种情况下，你要设法换一个词或字，但意思不能走样。在我们这个领域常常形容一个东西，用“体积大，重量重”。这个“重量重”并不属于文字不通的问题，但读起来就有点绕口，也很不雅。每遇这种情况，往往令人头痛。你得设法避开两个“重”字，能不能用“庞大而又笨重”?这要看具体情况。我最近写文章，说到一个化学反应器具有“体积小，反应快、冷却快，因而效率高等特点”。这两个“快”字也靠得太近，显得重复。后来改成“反应快，冷却迅速”，一个意思，但读起了就顺口了。这样的文字表达其实很简单，并没有刻意地修饰。但如果在整篇文章中，这种小问题你都注意到了，那么整个文章读起来就可以达到文字流畅的效果。所以写文章是件细致工作，有人形容像“绣花”一样，不起眼的小问题都要注意，不然就可能是败笔。七、关于文言和口语夹杂的问题在一般情况下，最好不要文言和口语夹杂。写公文当然要用通俗规范的现代汉语。但有些“之乎者也”的文言已经口语化了，人人都看得懂，且文字显得精炼，用一点也未尝不可。“总之”就是一个文言，但谁都明白其含义。所以我们不能绝对摆脱文言，但不能用生僻难懂的文言，更不要为了显示自己的“文学水平”，生搬硬套地用上几句文言或成语。