公文写作实务党政机关公文处理工作条例(以下简称《新条例》)党政机关公文格式(GB/T9704—2012)(以下简称《新格式》)国家行政机关公文处理办法(以下简称《旧办法》)中国共产党机关公文处理条例(以下简称《旧条例》)国家行政机关公文格式(以下简称《旧格式》)文种·语言——公文讲座之一第一节文种一、党政公文分类(一)法定公文《党政条例》规定的15个文种。(二)非法定公文《党政条例》规定之外的机关常用文种。如计划、总结、简报、调查报告、公示、规章制度等。二、党政法定公文分类(一)按行文关系划分1.上行文——请示、报告、意见2.平行文——函、议案、公告、通告、通知、纪要、意见3.下行文——命令、决议、决定、公报、通报、批复、公告、通告、通知、纪要、意见(二)按行文目的和文种用途划分1.指令性决议、决定、意见、通告通知、通报、批复2.告知性公报、公告、通告、通知通报、报告、函、纪要3.请求性请示、函4.建议性意见5.商洽性函6.奖惩性决定、通报7.答复性报告、函、批复三、选用原则公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定行文关系目的用途请示——适用于向上级机关请求指示、批准事项。报告——适用于向上级机关汇报工作,反映情况,回复上级机关的询问。请求性上行文陈述性上行文四、常见错误(一)请示与报告混淆请示:适用于向上级机关请求指示、批准。报告:适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。函:适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”(二)用请示或报告代替函(三)批复与复函混淆函:适用于不相隶属机关之间相互商洽工作,询问和答复问题，请求批准和答复审批事项批复:适用于答复下级机关的请示事项《党政条例》第八条国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府的复函(四)用报告提建议和意见关于……………………的报告近来,……为进一步解决……问题,特提出以下意见(或建议):关于进一步规范公文处理工作有关问题的通知皖政办秘〔2007〕7号“报告”不得夹带请示或需要办理的建议事项。(五)用通知奖惩单位与人员《旧办法》通知——适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。《新条例》通知——适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。(六)命令、决定、通报错用关于实施《国家行政机关公文处理办法》涉及的几个具体问题的处理意见》国办函〔2001〕1号第三条：“关于‘命令’、‘决定’、‘通报’三个文种用于奖励时如何区分的问题，各级行政机关应当依据法律的规定和职权，根据奖励的性质、种类、级别、公示范围等具体情况，选择使用相应的文种。”1.奖惩性质2.行为目的3.奖惩形式决定：重要通报：一般决定：组织结论通报：宣传教育决定：晋级、荣誉称号、开除公职、撤销职务通报：通报表彰、扣发奖金、通报批评(七)通告和通知混淆《条例》第8条：通告“适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项”。1.告知对象不同2.告知方式不同3.成文格式不同第二节语言一、表述准确(一)减少错漏1.标点符号2.字词常见标点符号的误用(1)多个书名号或引号并列时使用顿号分隔解析：标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之间通常不用顿号。若有其他成分插在并列的引号之间或并列的书名号之间，宜用顿号。(2)标示起止年限和数值使用连接号不规范解析：标示时间、地域的起止一般用一字线（占一个字符位置）。解析：标示数值范围一般用浪纹线。解析：分项列举的各项或多项已包含句号时，各项的末尾不能再用分号。(3)在并列分句中使用句号后再使用分号(4)二级标题在换行分段情况下不使用句号解析：二级标题在换行分段时要使用句号。用汉字的特殊情况《党政条例》公文使用的数字……按照有关国家标准和规定执行。(1)部分结构层次序数一、(一)1.(1)(4)古体诗词(2)在词、词组、惯用语中作词素3.数字(3)表述概数时间表述错误常见错误分数和百分比表述错误概数表述错误全文体例不一致(二)把握词义1.忌用生造词语2.慎用多义词语引用公文应当先引标题，后引发文字号(三)语序恰当现将《国务院办公厅关于转发农业部村民一事一议筹资筹劳管理办法的通知》（国办发﹝20074﹞号）转发给你们……(四)符合逻辑二、文字简明经国务院批准，我行发行一角、二角、五角、一元四种金属人民币。兹通告如下：一、自一九八０年四月十五日起陆续发行面额为一角、二角、五角、一元四种金属人民币。二、四种金属人民币与现在市场上流通的同面额的纸币价值相等，同时在市场上混合流通。1.机关应使用规范化简称2.不使人产生歧解简称恰当中国共产党安徽省委员会中共安徽省委三、风格合体符合公文的语体风格，不能错位(一)少用口语公文以庄重文雅的书面语言为主,以贴近生活、人人都能理解的的口语为辅。但太俗和不雅的口语绝不能使用。(二)慎用字母词关于加强对行政机关公文中涉及字母词审核把关的通知国办秘函〔2010〕14号“……制发公文时一般不得使用字母词，确需使用字母词的，应在文中首次出现时以括注方式注明已经国务院语言文字工作部门或者其他有关部门审定的汉语译名。”(三)忌用网络体教育部、国家语委《中国语言生活状况报告》新闻通气会通缉令之类的政府公文不宜用“淘宝体”，因为需要维护法律的严肃性。公文常用文种撰写——公文讲座之二第一节通知一、性质与用途兼有指令性和告知性,可以平行和下行适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。用途广范围大频率高二、分类(一)按发文形式划分1.直发性2.转发性转发性通知：转发其他机关所制发的文件。这类通知专门为批转、转发、印发附件而制发的。直发性通知：直接布置工作或告知事项。即使有附件，也是作为正文的依据、补充或参照(二)按工作性质划分(1)执行性(2)会议性(3)周知性(4)任免性(5)转发性(6)发布性(一)执行性通知用于对本单位的工作出具体安排布置、要求下级机关执行或共同执行。三、撰写1.发文缘由2.具体事项3.结语1.发文缘由：来自上级或现实2.具体事项事由一致合理分项3.执行要求(二)会议性通知用于召开会议（包括学习、培训班）1.发文缘由2.具体事项目的依据意义会议名称时间、地点、参加人员（必写项）内容、食宿安排、准备材料、有关费用和其他注意事项等。（可选项）3.结语特此通注意：一是列小标题，分条写；二是该交待的事项应准确，不可遗漏；三是合理分项。(三)周知性通知这类通知用于向下级机关或不相隶属机关告知某些事项。(四)任免通知用于任免人员。1.任免依据应写明哪一级组织批准或决定,必要时,还应写明经什么会议、什么时间讨论或研究批准。2.任免内容被任免的人,无论涉及职务多少,均应一一写明。(五)转发性通知转发——上级机关和不相隶属机关的公文批转——下级机关的公文印发——本系统或本单位制定的文件如：方案、工作要点、工作总结、领导讲话、会议文件、类规章性文件。(五)转发性通知转发文件机关+事由+文种事由一般由“转发（批转、印发）”两字+“被转发（批转、印发）文件标题”构成。1.具体事项——发出什么文件。有时点明发文机关态度,“同意”或“原则同意”2.执行要求——请遵照（参照）执行特殊要求(1)强调重要意义或提出希望、号召(3)在不产生歧义的前提下,标题中可不加书名号(2)附件说明一栏不再标注第二节报告一、性质与用途陈述性的上行文适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问二、分类（一）按性质分1.综合性报告和专题性报告（二）按内容分1.工作报告2.情况报告3.答复报告4.呈送报告三、行文规则(一)一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。(二)原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。(三)不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。(四)除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文,不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。四、撰写(一)工作报告综合工作报告：向上级汇报本单位一个时期内全面工作或几个方面工作的综合情况。专题工作报告：是向上级汇报某项工作或某一方面情况的报告。2.具体事项⑴按内容分段（分内容式）工作情况(做法、效果)经验体会存在问题今后打算⑵按经验体会分段（分论点式）特此报告3.结语1.发文缘由背景情况概述“经验体会部分”的观点提炼一般来说，使用频率较高的有3种形式：第一，用“必须”修辞提炼。“必须”即强调的意思。即用几个“必须”的语句，提炼出几个体会观点，使人看后有“非这样不可”之感觉，增加思考与效仿的内推力。①抓“三农”必须统一“班子”思想，做到各领导成员齐心协力抓；②抓“三农”必须明确职责，做到各部门各抓共管；③抓“三农”必须言行一致，做到逐件逐项狠抓落实；④抓“三农”必须坚持不懈，做到步步深入常抓常新。第二，用“要……就”修辞提炼。①要想抓好新时期机关党支部建设，就要明确机关党支部的根本任务，切实加强思想政治领导；②要想抓好新时期机关党支部建设，就要认真落实机关党的组织生活制度，切实加强对党员的管理和监督；③要想抓好新时期机关党支部建设，就要理顺机关党支部工作与行政业务工作的关系，切实摆正机关党支部的位置。第三，用“是”修辞提炼。①尊重人是做好企业思想政治工作的前提；②理解人是做好企业思想政治工作的基础；③关心人是做好企业思想政治工作的切入点；④帮助人是做好企业思想政治工作的关键。(二)反映情况的报告将工作中出现的重大情况或发生的重大问题报给上级的报告。1.发文缘由概述情况事前报告：拟采取的措施事后报告：已采取的措施事中报告：已采取的措施和下一步将采取的措施特此报告3.结语2.具体事项原因和措施(三)答复报告答复上级机关询问或交办事项的报告。首先引述来文标题或发文字号，简明叙述上级询问或交办的事项然后写明答复的具体内容结语:特此报告(四)呈送报告向上级报送文件、物件时使用的报告。具体事项呈送的文件或物件的名称和数量结语请审（查）阅请查收五、写作要求(一)实事求是(二)条理清晰一是内在逻辑顺序二是外在结构层次六、报告与请示的区别（一）用途与性质不同（二）行文目的和办理方式不同（三）行文时限和工作时限不同（四）结语不同