行政机关公文培训PPT课件主要内容行政机关公文格式标准常见公文错情公文办理的基本原则政府系统文秘管理工作有关制度区政府常务会议有关工作要求《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》，是全国各级各单位公文处理工作的基本依据。另外，人大机关、政协机关、军队系统也有各自的公文处理规范标准。前言:对国家行政机关而言：——《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）文件，是我们公文写作、收发和管理的一个最基本的、也是最权威的文件，也是我们办理公文的尚方宝剑。行政机关公文的定义:行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。——由国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999），对公文的格式做出了明确的规定。——国务院办公厅《关于实施<国家行政机关公文处理办法>涉及的几个具体问题的处理意见》（国办函〔2001〕1号）文件，就意见文种的使用、函的效力等11个问题做了补充说明。以上3个文件，是行政机关文秘人员必须熟练掌握的基本知识。第一章公文格式标准一、公文的种类共13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要其中：下行文8个：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要；上行文2个：报告、请示；平行文2个：函、议案；上行、下行、平行文均可使用的1个：意见。二、公文的字体采用方正GBK字库中的方正仿宋、方正小标宋、方正黑体、方正楷体等字体。从05年6月以XX府办〔2005〕213号发文明确，具体规定：（一）标题用方正小标宋二号字体。（二）文中标题1.第一层次一、二、三用方正黑体三号字体；2.第二层次为加括号的（一）（二）（三），用方正楷体三号字体。（注意：不加粗。）3.第三层次为1.2.3.，用方正仿宋三号字体。（三）正文用方正仿宋三号字体。（四）主题词1.“主题词”这三个字用方正黑体三号字体；2.各词目之间空1字距离用方正小标宋三号字体。三、公文用纸幅面及版面尺寸（一）幅面尺寸：公文用纸采用A4型纸，其尺寸为：210mm×297mm。（二）公文页边与版心尺寸1.公文版心尺寸为：156mm×225mm。2.公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm；下白边为：35mm±1mm；3.公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm；右白边为：26mm±1mm。四、排版规格和装订要求（一）排版规格：一般每页排22行（行间距28.95磅），每行排28个字（跨度15.8磅）。注：此为一般情况而言，特殊情况（出现空白页时）可以调整。（二）装订要求公文应左侧装订，不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm一5mm。五、公文格式分类依照发文机关标识的不同，公文格式主要分为“命令式”、“文件式”、“信函式”、“电报式”、“会议纪要式”五种。以我区为例：（一）“命令式”发文机关标识为：“XX人民政府令”。（二）“文件式”发文机关标识为：“XX人民政府文件”、“XX人民政府办公室文件”。发文机关代字有“XX府发”、“XX府文”等。（三）“信函式”发文机关标识为：“XX人民政府”、XX人民政府办公室”。发文机关代字有“XX府”、“XX府函”、“XX府办”等。（四）“会议纪要式”发文机关标识分为“区政府常务会议纪要”“区长办公会议纪要”“区长工作例会纪要”“区政府专题会议纪要”1.还有“工作通报”等一些结合实际制定的格式分类。2.“电报式”由于目前XX事实上没有使用，在《关于印发XX人民政府公文格式标准的通知》XX府办〔2009〕48号就没有将其纳入，今后如确有需要可另行发文。六、公文中各要素标识规则公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。即公文的头、身、脚。其中置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。——眉首:1.公文份数序号：用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。——眉首:2.秘密等级和保密期限：分“绝X”、“机X”和“秘X”3类。如：绝X秘X★3个月3.紧急程度：分特急、急件2类。如需同时标识秘密等级与紧急程度：秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。——眉首:4.发文机关标识：（1）包括“XX人民政府文件”、“XX人民政府办公室文件”两种。发文机关标识上边缘距版心上边缘为25mm。对于上报的公文（请示、报告），发文机关标识上边缘距版心上边缘为80mm。——眉首:（2）发文机关标识原则上使用小标宋体字，一般用红色套印。字号以醒目美观为原则确定，但应小于22mm×15mm（高×宽）。（3）行政机关联合行文，主办机关应排列在前；行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。注意：公文首页必须显示正文。——眉首:5.发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。——眉首:6.签发人：上报的公文需标识签发人姓名。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号方正仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号方正楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第l行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。（见上一张图例）——主体：1.公文标题：红色反线下空2行，用2号方正小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。——主体：2.主送机关：指公文的主要受理机关。置于标题之下空1行。标识主送机关应使用主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。——主体：3.公文正文：主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。——主体：4.附件：（1）在正文之下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后用全角冒名和名称，或在正文相关处用括注标明“见附件”等字样。（2）附件如有序号，使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。——主体：5.成文日期：用汉字将年、月、日标全；成文日期以领导同志签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。注：如二○○九年中的“○”，不是0、O、〇、零。——主体：6.公文生效标识：公文生效标识是证明公文效力的表现形式，包括发文机关印章或签署人姓名（也可用签署人签名章）。（1）单一发文印章。（2）联合行文印章。——主体：7.附注：（1）一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件可见报”等;（2）“请示”、作为上行文的“意见”、“函”应当在附注处注明联系人的姓名和电话，用圆括号括入。（3）用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。——版记：1.主题词按类别词、类属词、文种的顺序排列，除类别词外，词目数量不超过5个。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。主题词的索引规则根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。如《国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定》，可标“科技、体制、改革、决定”。当找不到准确的类属词时，可以在类别中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词后面，并在该词后面加△符合以示区别。——版记：2.抄送机关左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。注意：是“抄送”，对上不再用抄报，对下不再用抄发。——版记：3.印发机关和印发日期：用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期一般为公文送往印刷厂付印的日期，用阿拉伯数码标识。——版记：4.版记中的反线版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。5.版记的位置版记应置于公文最后一面（封四）公文的篇幅如果在一个折页（即有四面）以上，这时公文的页数一般应是4的倍数，两页以内的放在第2页。——版记：公文有附件时：如果附件最后的空白能够容下版记，而该页又正是4的倍数，此时版记应置于该空白处，以免造成不必要的浪费。如果附件是被转发的文件，该文件后面也有版记，则删除该版记，只标识转发文件自己的版记。——页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。页码只标识到公文主体部分结束的那页，空白页和空白页以后的页不标识页码。第二章常见公文错情优秀公文质量标准：（一）内容符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法规及规章；（二）行文关系、规则、程序符合规范要求；（三）格式规范、准确；（四）正文结构合理，主旨明确，层次清楚，论证有理有据，重点突出，能完整准确体现发文机关的意图。一、关于政策方面（一）引用政策要确保正确。引用文件的，除写明文件标题外，还应标出发文字号。（二）不能违背政策例：1.某文件要求“各有关镇要切实落实稳控措施，切实禁止群众上访”。2.某会议纪要：“区公安局于月日起停止对4家采石场供应炸药和雷管”。（三）不可能实现的任务不能提。如：某部门发了一个文件，要求：“对来合客商吃住需实行‘一包到底’”。（四）有悖于常理的不能提如网上正在流传湖南溆浦政府文件闹大笑话：“为了加大我县水土流失防治力度，决定由县公安局代表水利局征收水土流失防洪费。”——湖南溆浦县某《县长会议纪要》，中国青年报6月14日报道。二、关于行文规则方面（一）弄清职权范围存在问题：1.部分单位的办公室不管公文。2.不在职权范围内行文。3.本应由部门印发的公文，上升了发文层面。（二）弄清隶属关系存在问题：1.主送单位错误。2.文种错误。3.存在政府向政府系统以外的党委部门、法院、检察院、人武部等下任务、提要求的现象。（三）不得多头报送（四）严禁体制外循环三、关于写作规范方面公文起草是一项思想性、政策性、技能性很强的工作，要求很高，必须严肃对待，在不断摸索中提高写作水平。（一）公文标题公文通常采用完全式标题：发文机关＋（关于）事由＋文种。1.标题要素缺失事由通常应由动词领起，组成一个动宾结构。2.文种错误（1）主要是“请示”与“报告”混淆。（2）意见也是一种文种，可以单独使用（3）乱用批复。3.文不达意；4.误用标点符号；5.转发通知的标题，经常会遇到几个“通知”重复的问题；6.漏掉文种。（二）公文正文要求：——情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。——文字以社会化书面语体为主，准确、简明、平实、得体。主要问题：1.公文主旨不清晰，套话多，口号式的话多。2.结构不合理，层次不清晰，重点不突出。3.内容缺乏概括提炼，累赘、重复、交叉、遗漏、出错，篇幅冗长。4.词语搭配不当。5.数据和数量单位出错。7.标点符号应用不当。（特别是开头部分）例：“为了提高合川市对外开放水平，大力发展外向型经济，促使辖区内自营出口企业努力增强产品的国际竞争力，确保我市投资、消费、出口“三驾马车”协调并行。现将我市自营出口及出口退税有关事宜请示如下：”8.不同类的概念混用如：镇、街道是一级行政区划，两者可对应使用；镇人民政府是一级政权机构，街道办事处是区政府的派出机构，两者可对应使用。第三章公文办理的基本原则（一）要具有客观实在性。（二）要讲求时效性。（三）要严格执行保密规定。（四）要跟踪落实。第四章政府系统文秘管理工作有关制度一是退文通报制度二是优秀公文质量考核制度第五章区政府常务会议有关工作要求（一）会议时间（二）议题提出程序（三）议题准备要求（四）会议汇报要求谢谢大家！
