秘书之家—全网资源每日更新www.mishuzj.com加快公安交警纸质档案数字化建设的几点建议随着信息技术及信息产业的高速发展，为适应公安档案工作的新要求，客观上要求公安档案管理模式发生重大转变，即纸质档案信息的数字化。数字化能够使档案信息资源准确、快捷地服务于公安各项工作当中。为开展这项工作，近来，XX省公安厅根据中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，正在拟定《XX省公安机关档案信息化建设与应用三年规划（2015-2017）》。一、公安交警信息化建设情况近几年来，省厅档案部门坚持不懈地狠抓全省档案工作规范化管理登记专业评估，有力地促进了公安执法规范化建设。在向科技要警力和效率的今天，如何在档案“规范化”的基础上进一步做好“信息化”建设使之更好地服务于公安工作？以XX省吉安市公安交警部门为例，四年来，全市交警系统十五个单位（含市公安交警支队），除新干县交警大队因新建单位用房未达省一级档案管理水平外，其余都达到了省一级档案管理水平。在纸质档案信息化方面，市交警支队于2013年率先达到了省特级水平，为全市交警系统档案信息化树立了排头兵的作用；2014年在支队秘书之家—全网资源每日更新www.mishuzj.com的大力指导下和永新县交警大队领导高度重视下，永新县交警大队于2015年1月29日被省厅评为档案管理省特级水平。二、信息化建设中遇到的一些问题去年年底，笔者代表支队指导永新县交警大队档案信息化工作，在纸质档案数字化过程中遇到一些问题，结合三年来信息化工作实际经验指出来，起到以小放大的目地和其他兄弟单位借鉴作用。（一）当前使用的公安档案信息管理系统有待进一步完善。去年底，省厅将该系统做了进一步改进，但基层单位在实际使用和操作时仍存在如下一些情况。主要表现在：1、目录（条目）数据存在导入省厅档案查询系统耗时过长的问题。例如：XX交警大队在裸机上完成了历年文书、专业档案的信息化工作，将条目数据导入省厅档案查询系统过程中，只能将数量巨大的数据几条几条的导入，费时费力，而且导入的数据在省厅档案查询系统内反映不出来。省厅档案评审小组莅临永新交警大队检查时，只得在裸机上统计信息化率，最终确定档案信息化符合标准，认定永新交警大队达到省特级水平。2、分机录入的条目数据无法合并。为了加快纸质档案数字化进度和工作效率，基层单位一般情况下会使用两台秘书之家—全网资源每日更新www.mishuzj.com以上电脑，对各门类纸质档案进行数字化加工，比如一台电脑专门录文书档案，另一台电脑专门录专业档案。由于系统没有开发合并的程序，致使两边的信息化数据无法合并一起。两台电脑以后必须同时分别使用，不利于以后的日常管理和保密。3、另外，还有查询、统计、增删改功能、设定的项目不切合基层要求及遇到补错无法继续添加等问题。（二）公安档案管理依据的不统一影响规范化，进而影响信息化进程。大家知道，只有在档案规范化的基础上才可以进行信息化建设；不符合一定要求的纸质档案文献是不可以进行数字化处理的。省交警总队下发的《全省公安档案管理业务知识培训班讲义及相关文件资料汇编》（内部使用，2011年4月）和省厅下发的《公安交警看守所档案业务培训讲义》（内部资料，2012年6月）是指导基层交警档案规范化的主要依据；近日省厅下发的《XX省公安机关纸质档案数字化加工标准》（赣公指字〔2015〕17号）文件是今后指导信息化建设的依据；2014年8月20日，公安部办公厅印发的《公安机关刑事案卷立卷规范（2014版）》的文件是今后指导刑事案件规范化的重要依据。道路交通事故刑事案件原来都是按照“讲义”进行归档整理。由于公安法秘书之家—全网资源每日更新www.mishuzj.com制部门与档案部门在指导下级公安业务方面发生了不一致的情况，“讲义”与“2014版刑事案卷立卷规范”在案卷种类、名称、排列顺序等方面存在一些差异。（三）档案工作人员业务素质普遍不高，不能胜任公安档案信息化要求。公安交警部门档案在单位中一直处于冷门境地，至少目前并无多大改观。单位主要领导如果重视(或一时重视)就推动起来，否则，档案工作便处于停滞状态，未形成长效管理机制，越到下级情况越严重。1．部分单位的主要领导不重视档案工作，认为档案工作是抄抄写写，思维仍然停留在信息化之前的手工操作水平。2．从事档案工作的人员成份基本上为单位的临时工、退休的民警或者职工。往往是，聘请一两名临时工在档案室打短工，——负责档案归档和档案信息化工作，这是目前公安交警部门普遍存在的现象，主要目的是应付上级检查。——完成了任务有些单位便予以解聘。3．部分单位将公安交警档案业务外包出去，档案信息化工作也由外单位的人员去做，即没有培养本单位的专业技术人才，在未加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制下，容易导致档案泄密出去。外包公司工作人员不熟悉公安交警业务的情况，不能保证信息化质量。档案整理的规范化和信息化是一项延续性很强的工作，不培养自秘书之家—全网资源每日更新www.mishuzj.com己人才的后果是以后年年要花费经费去请外包公司。4．本单位电脑技术人才普遍缺乏，制约了信息化水平的提高，诸如安装安全插件、驱动程序、连接扫描仪，数据备份防止遗失等，临时遇到电脑出现问题，工作人员不能自行解决，要请外面的电脑工作人员前来帮忙解决。今年3月份，省厅对全省公安档案工作有关情况进行了一次调查摸底，为启动全省公安机关档案信息化建设与应用三年规划做准备工作。公安档案纸质数据化工作是新形势下适应公安各条战线的必然要求和必经程序。在省厅档案部门的业务指导下，笔者从事了吉安市公安局交警支队和指导了永新县交警大队的档案信息化工作，结合遇到的实际情况提出以下几点建议和对策，仅供参考：一是省厅档案管理系统的研发和操作应当征询并考虑基层单位实际使用情况，从方便、实用的角度出发提高工作效率，切实解决诸如导出数据慢，增补删除功能、录入数据不方便等问题。二是公安刑事案件（当然含道路交通事故中的刑事案件）基层办案单位在办案实体方面——即流程上——应当由法制部门具体指导；在案卷立卷归档方面——即形式上——应当由档案部门负责指导。两者分工合作，相互沟通、相互促进。在公安档案管理规范化和信息化方面应当以上级对口的档案管理部门指导为准。秘书之家—全网资源每日更新www.mishuzj.com三是加强单位主要领导对档案工作重要性的认识，从人力、物力和财力方面切实保障档案信息化建设。四是建立公安档案管理机构，各级单位应当内设档案科（股），配备固定人员至少是正式职工长期从事档案管理工作。五是加强档案人才的培养和建设，今后要招录一定数量的档案和计算机专业知识的公安民警充实档案管理队伍。六是杜绝档案整理和信息化工作外包现象，坚持依靠本单位的档案工作人员完成；上级档案业务部门应当加强培训力度，或者安排档案专业人员下基层进行技术指导。七是在纸质档案信息化各个环节的过程中，基层档案工作人员必须严格按照规定的流程操作，做好安全保密工作，防止泄密；充分认识做好数据备份工作的重要性，为防止数据遗失带来的风险损失。三、今后公安交警档案信息化的工作思路各级公安交警部门必须坚决贯彻执行省厅关于加快全省公安档案信息化建设步伐。各基层单位应当对照自己当前的档案管理水平，采取侧重点不同的措施，各自按照如下三种情况进行公安交警档案信息化建设：1．对于已经达到省特级档案管理水平（即完成了信息化）的单位。如：市公安局交警支队和永新交警大队，应秘书之家—全网资源每日更新www.mishuzj.com当继续维护好档案信息化水平。同时，对照新旧XX省公安档案管理系统，在确保现有档案数据不遗失的前提下做好数据的倒换、调整和备份工作，使之符合《XX省公安机关纸质档案数字化加工标准》（赣公指字〔2015〕17号）的要求；2．对于达到省一级档案管理水平（即完成了规范化，未实行信息化）的单位。应当制定档案信息化与应用规划方案，及时组织人力、物力，按照新标准将入库的纸质档案案卷进行拆线，数字化处理。年底申报省特级档案管理单位。3．对于档案管理还未完成规范化的单位。单位主官应当高度重视起来，调动单位一切积极因素，坚持自己做，不外包他人，从人力、物力和财力上切实保障档案管理水平达标升级。为防止在收集整理、分类归档及数字化等方面走弯路，可以请求上级业务机关派遣熟知档案业务的人员进行具体指导。归档入库的纸质档案案卷要被拆线，扫描使之数字化，然后再装线重新入库。为了避免这项工作的重复和返工，建议这些未完成规范化的单位可以考虑一步到位，即同步进行档案规范化和信息化工作。年底直接申报省特级档案管理水平。